“More than ‚Nice to Have‘! Ein Unternehmensarchiv, das sich rechnet!“

Erkenntnisse aus dem 90. Lehrgang der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare

 

Viele der Großunternehmen haben es schon längst erkannt: ein modernes, gut gepflegtes Archiv ist kein ‚Nice to Have‘, sondern eine schier unerschöpfliche Content-Quelle für das Marketing, die Produktentwicklung und das Management. Zu denen, die das erkannt haben, gehört das international erfolgreiche Familienunternehmen Swarowski in Wattens in Tirol. Hier fand ein Teil des Lehrgangs der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare zu Wirtschaftlichkeit und Nutzen von Firmenarchiven statt. Die Teilnehmer*innen setzten sich vier Tage lang mit Begriffen wie Kosteneffizienz und betriebswirtschaftliche Analysen auseinander und vertieften, wie man diese auf Unternehmensarchive anwenden kann.

Wir haben aus dem Lehrgang sechs „Kernbotschaften“ mitgenommen, die eine erfolgreiche Archivarbeit garantieren und die wir deshalb gerne mit Ihnen teilen möchten.

 

  • Sammlungskonzept als unabdingbare Grundlage: Mit einem ausgefeilten Sammlungskonzept steht und fällt die ganze Archivplanung. Es dient als Grundlage für eine verlässliche Aufwandsberechnung, die sowohl Auskunft über Quantitäten, zeitlichen Aufwand und personellen Einsatz bietet.
  • Abteilungsübergreifend arbeiten: Sammlungswertes Material findet sich in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Eine intensive Vorfeldarbeit hilft dabei festzulegen, mit welchen Abteilungen das Unternehmensarchiv eng zusammenarbeiten soll, also welche Abteilungen das Archiv mit Material beliefern (z. B. Produktion liefert Produkt-Steckbriefe) und welche das Material nach Verzeichnung in einer Datenbank nutzen (z. B. Unternehmenskommunikation).

Viel zu lange wurde die Bedeutung von Firmenarchiven unterschätzt.

  • Nutzen des Archivs messen: Der Nutzen des Unternehmensarchivs lässt sich in vielen Bereichen mit handfesten Zahlen belegen,     z. B. wenn es darum geht, historische Informationen fürs Intranet zu liefern (Häufigkeit der Anfragen) oder Marketingkampagnen auszurichten (virale Reichweite messen).
  • Herausforderung Lagerlogistik: Auch wenn jedes professionelle Sammlungskonzept festlegt, was kassiert, also nicht gesammelt wird, ist ein Unternehmensarchiv auf Wachstum angelegt. Denn die Geschichte jedes Unternehmens schreibt sich stetig fort und somit wächst auch sein historischer Bestand stetig. Nur ein Profi weiß, welche Parameter anzulegen sind, um Platzprobleme zu vermeiden und eine nachhaltige Lagerlogistik zu planen.
  • Viel Platz reicht nicht: Eine gut geplante Lagerlogistik befasst sich als erstes mit dem Thema „Beschaffenheit der Räume“, denn sowohl Feuchtigkeit als auch zu extreme Trockenheit schaden dem aufzubewahrenden Material. Welche Maßnahmen sind also zu ergreifen, um eine fachgerechte Bestandserhaltung gewährleisten zu können?
  • Immer die Zukunft im Blick: Der zeitgenössische Archivexperte muss wie der moderne Manager ein ausgeprägtes Workflow-Denken haben, um die Prozesse für das Unternehmen insgesamt, aber auch für sich selbst möglichst kosteneffizient zu gestalten. Mit einem speziell auf den Archivbedarf ausgelegten Instrumentarium kann der Archivar sich und bspw. dem Einkauf einen guten Überblick über bevorstehende Aufgaben und Aufwände verschaffen.

Viel zu lange wurde die Bedeutung von Firmenarchiven unterschätzt und ihre Rolle vor allem im „Konservieren“ gesehen. Viel zu lange wurden sie lediglich im Rahmen der Vorbereitung für ein anstehendes Firmenjubiläum genutzt, um dann wieder vernachlässigt zu werden. Der Blick von Unternehmen auf ihre eigene unverwechselbare Geschichte und somit auf ihren historischen Bestand hat sich stark verändert. Ein neuartiges Geschichtsbewusstsein hält in den Führungsetagen der Unternehmen Einzug. Wir waren dem Trend schon seit einiger Zeit auf der Spur und haben jetzt unternehmerische Konsequenzen gezogen:  H&C Stader hat eine eigenständige Archiv GmbH gegründet, um seinen Kunden im Bereich Archiv sowohl hoch qualifiziertes Personal als auch die Möglichkeit des Outsourcings anbieten zu können.  Es gehören bereits große Unternehmen, darunter ein Dax-Unternehmen, zu unseren Kunden.

Die Firmengeschichte ist ein hohes, sammlungswürdiges (Content)Gut für das es lohnt, ein zukunftsfähiges Unternehmensarchiv einzurichten und zu betreiben.