Firmenarchiv: Alter Plunder oder wertvolles Material?
Alter Plunder oder wertvolles Material?
Wie Unternehmen ihr historisches Erbe entdecken und nutzen können- ein kurzer Leitfaden für ein Firmenarchiv
Sie kennen es aus Ihrem Arbeitsalltag: Sie schreiben Briefe, Rechnungen und Angebote, erhalten Antworten, erstellen Werbekampagnen, entwickeln Produkte und halten Firmenfeiern fotografisch fest. Je nachdem wie alt Ihr Unternehmen ist, mussten die Generationen vor Ihnen noch alles mit der Hand bzw. der Schreibmaschine schreiben, Durchschläge in Ordnern ablegen und Kassenbücher führen, während Sie alles am Computer schreiben und auf dem Server oder in einer Cloud ablegen.
Über die Jahre und Jahrzehnte sammelt sich so eine Menge Schriftgut an neben Fotos und Objekten. All dieses Material birgt in sich die reichhaltige und unverwechselbare Geschichte Ihrer Firma, die Sie für Ihre Unternehmenskommunikation als einzigartige Quelle nutzen sollten, um zu belegen, dass Ihre Firma für langjährige Tradition, Verlässlichkeit und Qualität steht- und das nicht erst seit drei Jahren.
Das Anlegen eines Firmenarchivs ist für jedes Unternehmen sinn- und wertvoll, unabhängig, ob es sich um ein kleines oder großes Unternehmen handelt. Denn ein Unternehmensarchiv kann vielfältig von Nutzen sein: Es ist hervorragend für die eigene Werbung, bereichert die interne und externe Kommunikation und macht im Unternehmensalltag wichtige Unterlagen zugänglich, wie Urkunden und Verträge, Aufzeichnungen über Beteiligungen und Geschäftskontakte. In einem ersten Schritt ist es deshalb wichtig, dass Sie intern klären, welchem Zweck das Firmenarchiv dienen soll. Soll es nur intern oder auch extern genutzt werden? Soll es als Themenquelle für das bevorstehende Jubiläum herangezogen werden? Soll es mit der Einrichtung eines Showroom oder dem Aufbau eines Firmenmuseums verknüpft werden? U. v. m.
Modernes Firmenarchiv bedeutet nicht wahlloses Aufbewahren,sondern gezieltes Aussortieren und Sammeln.
Ist diese grundsätzliche Frage geklärt, können Sie daran gehen mit einem hauseigenen Archivar oder einem externen Experten ein Sammlungskonzept zu erstellen. Denn es geht beim Aufbau eines modernen Unternehmensarchivs nicht um das wahllose Aufbewahren sämtlicher Firmenunterlagen. Vielmehr steht am Anfang des gezielten Sammelns die sogenannte Kassation, also das gezielte Aussortieren und Vernichten von Dokumenten und Bildern. In einem nächsten Schritt ist es wichtig, dass nicht nur Zeugnisse bestimmter Erfolge, sondern auch Gegenstände, Fotos und Dokumente des Arbeitsalltags im Firmenarchiv aufbewahrt werden. Sie veranschaulichen Betriebsentwicklung und Innovationsgeist des Unternehmens und können Inspirationen für die Zukunft geben.
Das historische Material Ihrer Firma mag in seiner unendlichen Masse als alter Plunder erscheinen. In seiner gezielten Aussortierung und Sammlung birgt es aber in sich die DNA des Unternehmens und darf mit Fug und Recht als Unternehmensgedächtnis bezeichnet werden.
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