Archivierung

Ist das Outsourcing des Archivs für Ihr Unternehmen eine gute Lösung, Herr Haupt?

Dr. Esther Graf

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Ist das Outsourcing des Archivs für Ihr Unternehmen eine gute Lösung, Herr Haupt?

Ist das Outsourcing des Archivs für Ihr Unternehmen eine gute Lösung, Herr Haupt?

Mit dem Leiter der Unternehmenskommunikation der Hapag-Lloyd AG sprach Esther Graf

 

Das weltumspannende Transport- und Logistikunternehmen Hapag-Lloyd blickt auf eine fast 175-jährige Geschichte zurück.  Seine bewegte Historie ist durch vielfältiges Material belegt, das in einem Archiv fachgerecht verwahrt wird. Um das historische Material optimal für die Unternehmenskommunikation nutzbar zu machen, hat Hapag-Lloyd sein Archiv ausgelagert und lässt es ab diesem Jahr von H&C Stader extern verwalten.

Das erste halbe Jahr des Outsourcings ist vorbei und wir wollen vom Leiter der Unternehmenskommunikation Nils Haupt wissen, ob dieser Schritt für sein Unternehmen der richtige war.

 

Esther Graf (EG): Herr Haupt, Hapag-Lloyd verfügt schon seit vielen Jahrzehnten über ein sehr umfangreiches Archiv, das Sie nun von einem externen Dienstleister (H&C Stader) modernisieren und verwalten lassen. Was hat Sie zu diesem Schritt bewogen?

Nils Haupt (NH): Zu dem Schritt hat uns im Wesentlichen bewogen, dass Unternehmen in regelmäßigen Abständen überprüfen, welche Funktionen zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören, welche Funktionen man vielleicht praktischerweise outsourcen kann, um sich dann besser auf die Kernaufgaben eines Unternehmens konzentrieren zu können. Und in dem Zusammengang haben wir gesagt, dass ein großes Unternehmensarchiv zu betreiben, nicht zum Kerngeschäft einer Containerlinienreederei gehört, sondern, dass man sich vielleicht einen Spezialisten sucht, der das sowieso tagtäglich macht, der auch den Vergleich hat mit vielen anderen Archiven, der Erfahrung hat, der Know-how und Qualität hat.  Und deswegen haben wir uns entschieden, uns mit einem externen Dienstleister zusammenzutun. Bis dahin läuft das ja auch sehr ordentlich.

EG: Wie darf man sich denn ein solches Outsourcing vorstellen? Ist der Zugriff auf Archivmaterial für Sie dadurch nicht umständlicher geworden?

NH: Nein, der Zugriff ist nicht unbedingt umständlicher geworden, denn physisch ist das Archiv und sind die Archivalien ja immer noch bei uns im Haus. Klar muss man ein System haben, wo man Anfragen, die es gibt, entsprechend dann an den Dienstleister weiterleitet, die dann schnell und in hoher Qualität beantwortet werden. Das haben wir aber etabliert, dieses System, und bis dato ist das für uns auch gut gelaufen. Wir haben ja als Unternehmen auch Erfahrung mit solchen Professional-Outsourcings, ob das im IT-Bereich ist oder ob das in operativen Bereichen ist, wo es bestimmte Themen gibt, die wir einfach nicht mehr im Haus machen. Und diese etablierten Prozesse haben wir jetzt auch hier angewandt, im Archivbereich, und die laufen eigentlich sehr gut.

EG: Was genau sind die Aufgaben Ihres Archivs?

NH: Die Aufgaben unseres Archivs sind auf der einen Seite natürlich die Bewahrung der verschiedenen Archivalien und das Fortschreiben der Geschichte des Unternehmens – das Unternehmen gehört ja zu den ganz großen traditionellen europäischen Reedereien – insofern sind da sehr, sehr vielfältige Archivalien da. Das reicht von Fotoplatten aus dem frühen 20. Jahrhundert bis hin zu Videos, Akten, Schiffstagebüchern, Geschäftsberichten. Alles Mögliche, was man sich nur vorstellen kann. Und mit jedem Tag wächst so ein Archiv ja auch und heutzutage nicht nur mit physischen Archivalien, sondern eben auch mit elektronischen, digitalen Archivalien. Das ist also die eine Aufgabe: Bewahrung und Fortführung.

Das Zweite ist es natürlich, dass wir als ein sehr transparentes und öffentlichkeitswirksames Unternehmen auch sehr viele Anfragen haben von Extern. Ob das einerseits Historiker sind oder ob das auch beispielsweise Presse ist, die zu bestimmten Themen Fragen haben, wo die Kollegen dann entsprechend über ihren Direktzugriff auf Archivalien helfen können.

Ein moderner Archivar ist immer auch jemand, der in kommunikativen Zusammenhängen denkt und wie man geschichtliche Themen in den vielfältigen Kanälen aufbreiten kann.

Das Dritte ist aber auch, dass wir das Archiv natürlich gerne nutzen, um zu bestimmten Themen Veranstaltungen zu machen. Ich sag mal ein Beispiel. Wir haben in diesem Jahr 100-jähriges Jubiläum des Hapag-Lloyd Kapitänsbundes. Da braucht man entsprechendes Material aus dem Archiv, das zusammengesucht werden muss. Wir haben im nächsten Jahr 50 Jahre Jubiläum des Zusammenschlusses von Hapag und Norddeutschem Lloyd. Da soll es Veranstaltungen geben. Da wird es Lesungen geben, da wird es vielleicht eine Ausstellung geben. Da muss natürlich so ein Team auch den Zugriff auf die Archivalien haben und das zusammenstellen.

Und letztlich ist heutzutage ein Archiv ja nicht nur eine Tätigkeit des Verwaltens und des Suchens und des Recherchierens, sondern es ist auch ein hohes Maß an kreativer Arbeit. Das heißt, wir nutzen die Kollegen auch auf kreativerer Strecke, was man zu bestimmten historischen Themen denn tun könnte. Und insofern ist aus meiner Sicht ein moderner Archivar immer auch jemand, der in kommunikativen Zusammenhängen denkt und in Chancen, wie man geschichtliche Themen heute in den vielfältigen Kanälen aufbereiten kann, die es gibt, ob das Social Media ist, ob das das Intranet für die Mitarbeiter ist, ob das manchmal auch vielleicht eine Broschüre oder ein Prospekt ist oder ein Film. Insofern ist das ein sehr moderner Beruf, obwohl er sich sehr viel mit Historik beschäftigt.

Welchen Vorteil bringt es für Sie und Ihre Abteilung, dass das Archiv und die History Communication an H&C Stader ausgelagert sind?
EG: Das historische Material von Hapag-Lloyd wird also sehr stark nachgefragt. Es dient Ihnen aber auch als Fundus für die Unternehmenskommunikation, Stichwort: History Communication. Diese haben Sie zusammen mit dem Archiv an H&C Stader ausgelagert. Welchen Vorteil bringt das für Sie und Ihre Abteilung?NH: Es hat den entsprechenden Vorteil, dass wir jetzt Kollegen haben, die sich tatsächlich dezidiert mit diesen Themen auseinandersetzen. Wir haben aus unserem Archivbereich zuletzt zwei sehr bewährte Mitarbeiter, die sehr viele Jahre im Unternehmen waren, in den Ruhestand verabschiedet und haben dadurch natürlich ganz viel Kompetenz und Erfahrung verloren. Die Kollegen, die da geblieben sind, hatten noch zahlreiche andere Aufgaben, die nicht unmittelbar zu Archivaufgaben gehören. Wir haben jetzt ein Team, das hier in Hamburg vor Ort sitzt, das einerseits die Erfahrung hat, aber andererseits auch die Unterstützung aus Baden-Württemberg bekommt, wo die Zentrale [von H&C Stader, Anm. d. Red.] sitzt, sodass bei bestimmten größeren Themen wir eben Zugriff auf noch mehr Mitarbeiter haben. Und die natürlich auch die Erfahrung haben, die dieses Unternehmen mit anderen seiner Kunden hat. Insofern ist das für uns ein großer Nutzen und entlastet uns hier und wir können uns jetzt im Kommunikationsteam ausschließlich um Kommunikation und die Vermarktung kümmern. Denn das ist aus meiner Sicht tatsächlich die Kernaufgabe einer Unternehmenskommunikation. Aber es ist nicht eine Kernaufgabe der Kommunikation, ein Archiv zu betreiben und einen Archivar einzustellen.

EG: Viele mittelständische Unternehmen haben den Nutzen ihrer jahrzehntelangen Firmengeschichte für ihre Corporate Identity und das Employer Branding gerade erst erkannt und sind dabei eine Corporate History Abteilung einzurichten. Was würden Sie den Kollegen aus Ihrer langjährigen Erfahrung raten?

NH: Wir sind ja ein Unternehmen, das 172 Jahre alt ist. Insofern stehen wir auch für die wirtschaftliche Entwicklung, nicht nur in der Bundesrepublik und hier in Hamburg oder grundsätzlich hier in Europa, sondern wir sind insofern auch ein Weltunternehmen, weil wir schon sehr früh, als es in dem Sinn Globalisierung noch gar nicht gegeben hat, als globales Unternehmen unterwegs waren. Wir stehen aber nicht nur für Warenaustausch seit 170 Jahren, wir stehen auch für technologische Entwicklung, wir stehen für bestimmte Themen wie Courage, wo unsere Kapitäne sich in humanitären Aktionen auf den Weltmeeren betätigt haben. Wir stehen aber natürlich auch in historischen Zusammenhängen, ob das Nationalsozialismus, Kaiserzeit ist, ob das Wiederaufbau ist, in ganz vielen verschiedenen Zusammenhängen, die sehr sehr wertvoll sind, wenn man sich nicht nur mit Geschichte, sondern mit Gegenwart beschäftigt.

Insofern gibt es ganz viele Chancen für ein Unternehmen, dieses geschichtliche Engagement, diese Zeitläufte, die das Unternehmen durchgemacht hat, immer wieder den Mitarbeitern mit auf den Weg zu geben, weil es zeigt, dass solche Unternehmen, die viele Jahre unterwegs sind, heute eigentlich auch nur noch bestehen, weil sie sich permanent verändert haben.

Insofern gibt es ganz viele Chancen für ein Unternehmen, dieses geschichtliche Engagement, diese Zeitläufte, die das Unternehmen durchgemacht hat, immer wieder den Mitarbeitern mit auf den Weg zu geben, weil es zeigt, dass solche Unternehmen, die viele Jahre unterwegs sind, heute eigentlich auch nur noch bestehen, weil sie sich permanent verändert haben. Und wir wissen heute, dass jetzt in der vierten industriellen Revolution, die mit der Digitalisierung zu tun hat, Unternehmen sich permanent verändern müssen, permanent ihre Rolle neu überdenken müssen, permanent überdenken müssen, stimmt mein Produkt, meine Dienstleistung. Und letztlich ist das auf eine gewisse Art und Weise nichts anderes, was die Menschen vor 100 oder 150 Jahren getan haben. Wir haben 1847 angefangen mit Segelschiffen und sind über den Atlantik. Irgendwann gab es dann Dampfschiffe, und irgendwann gab es das Motorschiff, und irgendwann gab es auch Mehrpropellerschiffe und und und. Wenn ein Unternehmen das nutzen kann und heute zeigen kann, wie man sich gehäutet hat in den letzten Jahrzehnten und Jahrhunderten und warum es das Unternehmen heute noch gibt, nämlich eben weil es immer kreative, professionelle, erfahrene Menschen gab, die das Unternehmen nach vorne gebracht haben, durch Ideen, durch Kreativität, durch neue technologische Entwicklungen, glaub ich, hilft das ungeheuer.Zum Zweiten trägt das in der Mitarbeiterschaft dazu bei, die Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen. Es trägt dazu bei, den Stolz auf das Unternehmen zu erhöhen. Und nach außen in der externen Kommunikation trägt es natürlich zur Imageprofilierung bei und zur Reputation des Unternehmens. Und alle diese Dinge nutzen wir in unserer Kommunikation und deswegen glaube ich, dass History Marketing ganz wichtig ist für Unternehmen, die eine längere Geschichte hinter sich haben.

Und das darf nicht ein Seitenaspekt sein, über den man einmal im Jahr nachdenkt, sondern es muss eigentlich in die tagtägliche Kommunikation, in die Redaktionspläne, in die verschiedenen Kanalpläne einfließen.

EG: Wie gelingt History Communication am besten?NH: Ich glaube es gelingt am besten, indem man Geschichte nicht sozusagen als eine Ausnahmedisziplin sieht, wo man hin und wieder sich damit beschäftigt, sondern es muss etwas sein, was in den Alltag einfließt. Wo man immer wieder darüber nachdenkt, wie können wir Geschichte nutzen? Was gibt es für Events, wo wir das einflechten können? Wie nutzen wir das in den verschiedenen Kommunikationskanälen für die verschiedenen Zielgruppen, um darzustellen, woher das Unternehmen kommt und warum die Geschichte für dieses Unternehmen so wertvoll ist? Und das darf nicht ein Seitenaspekt sein, über den man einmal im Jahr nachdenkt, sondern es muss eigentlich in die tagtägliche Kommunikation, in die Redaktionspläne, in die verschiedenen Kanalpläne einfließen. Ständig. Und dafür ist es wichtig, dass man entweder eine spezialisierte Agentur hat, die einen darauf hinweist oder eben dezidierte Mitarbeiter, die im Archiv sitzen und sich dieses Themas annehmen.

 

Allgemeine Informationen zu den Dienstleistungsangeboten von H&C Staderim Bereich Archiv finden Sie hier.